شهرداری تبریز و کلیه سازمانهای زیرمجموعه‌ آن، به اتوماسیون اداری فراگستر پیوستند

گزارش آگهی/ زیرمجموعه‌های شهرداری تبریز شامل 8 معاونت، 12 اداره کل، 18 سازمان زیرمجموعه (مانند سازمان مدیریت و نظارت بر تاکسیرانی، سازمان حمل‌ونقل ریلی شهرداری تبریز و ...)، کلیه شهرداری‌های مناطق 10 گانه تبریز و تعدادی مدیریت و شرکت‌های زیرمجموعه (مانند شرکت واحد اتوبوسرانی تبریز و حومه) است.

شهرداری تبریز که سابقاً از یک نرم افزار با سیستم‌های پراکنده برای خودکارسازی فعالیت‌های اداری خود و سازمان‌های زیرمجموعه‌اش استفاده می‌کرد، با داشتن حدود 2 هزار کاربر اتوماسیون، نیازمند ابزاری بود که با کمک آن بتواند تمامی سیستم‌ها و فعالیت‌‎های سازمان‌های زیرمجموعه خود را تحت چتر یک نرم افزار واحد، یکپارچه‌سازی کند.

شهرداری تبریز، برای تحقق این هدف و در راستای خودکارسازی بیشتر فعالیت‌های خود و تقویت ارتباط میان سازمان‌های زیرمجموعه‌اش، همکاری خود را در سال 1399 با شرکت فراگستر آغاز کرد و نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر را که یکی از بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری در ایران است، برای یکپارچه‌سازی مکاتبات و فرآیندهای سازمان‌های زیرمجموعه خود برگزید.

معضل اصلی شهرداری تبریز، پراکندگی داده‌های آنها بود و اینکه هر کدام از زیرمجموعه‌های آن به صورت جزیره‌ای کار می‌کردند.

این پراکندگی باعث شده بود تا ارتباطات سازمان‌های زیرمجموعه شهرداری تبریز با یکدیگر به یک معضل بدل شود. بطوری که برای  تبادل یک نامه میان آنها، فرستنده مجبور به ثبت نامه به عنوان نامه صادره و گیرنده مجبور به ثبت آن به عنوان نامه وارده بود. همچنین، با توجه به مجزا بودن سیستم‌های اتوماسیون آنها، امکان پیگیری گردش مکاتبات و مشاهده ارجاعات آنها در میان این سازمان‌ها وجود نداشت. در واقع، این معضلی است که در همه سازمان‌های هلدینگی به چشم می‌خورد.

با شروع همکاری شهرداری تبریز با فراگستر و با استفاده از زیرسیستم چند سازمانی اتوماسیون اداری، امکان یکپارچه‌سازی مکاتبات و اطلاعات در زیرمجموعه‌های شهرداری تبریز فراهم شد. تیم پیاده‌سازی فراگستر، تمام اطلاعات قبلی این سازمان‌ها را نیز تبدیل کرده و در یک پایگاه داده منسجم در اختیار آنها قرار دادند. این امر به یکپارچگی ارتباطات در میان این سازمان‌ها کمک شایانی کرد و به آنها امکان داد تا حتی به تاریخچه و سوابق فعالیت‌های خود نیز دسترسی داشته باشند.

به گزارش روابط عمومی فراگستر، زیرسیستم‌های مورد استفاده توسط مجموعه شهرداری تبریز، شامل مدیریت مستندات، تبدیل گفتار به متن، نسخه موبایل PWA، فرمساز و گردش کار و زیرسیستم دولت الکترونیک نیز می‌شود. در همکاری میان این مجموعه با فراگستر نیز، نیازها و ملزومات شهرداری تبریز همواره مورد توجه بود. بطوری که حتی تبدیل و کانورت اطلاعات قبلی شهرداری تبریز و انتقال آنها به سامانه فراگستر، متناسب با زمان‌بندی مورد نظر این سازمان و بدون ایجاد هیچگونه اختلال در سامانه‌ها و فعالیت‌های آنها انجام شد.

قابلیت چند سازمانی فراگستر چه دستاوردهایی برای شهرداری تبریز داشت؟

قابلیت چندسازمانی فراگستر با تسهیل کارها، ایجاد قابلیت رهگیری نامه‌ها، قابلیت ارجاع بین سازمانی، یکپارچه‌سازی داده‌های سازمان و موارد اینچنینی، باعث ارتقای عملکرد شهرداری تبریز شد. این قابلیت‌ها ناشی از این است که این زیرسیستم به معنای واقعی یکپارچه بوده و برای اتصال سازمان‌ها از ابزارهای واسط مانند ECE، PTP برای ایجاد ارتباط میان سازمان‌ها استفاده نمی‌کند و سازمان‌ها می‌توانند به صورت لحظه‌ای وضعیت نامه‌ها و کارها را پیگیری کنند.

بزرگترین فایده همکاری با فراگستر برای شهرداری تبریز نیز همین یکپارچه بودن اتوماسیون اداری فراگستر بود که نامه‌ها در لحظه، در میان تمامی سازمان‌های زیرمجموعه منتقل می‌شود. این ویژگی کمک بزرگی برای افزایش سرعت انتقال اطلاعات، تضمین دریافت آنها و متعاقباً کاهش بروکراسی اداری در شهرداری تبریز و سازمان‌های زیرمجموعه آن بود.

دستاورد دیگر همکاری شهرداری تبریز با فراگستر این بود که این سازمان در گذشته نیازمند بیش از 30 سرور، دیتابیس و ادمین بود و پشتیبان‌گیری آنها را به طور مجزا انجام می‌داد که باعث افزایش هزینه‌ها می‌شد. یکپارچه‌سازی این مجموعه با اتوماسیون اداری فراگستر، تمامی این داده‌ها و سیستم‌های پراکنده را در یکجا جمع‌آوری کرده و به میزان زیادی از هزینه‌های این مجموعه کاست.

پیاده سازی اتوماسیون اداری فراگستر در شهرداری تبریز طی چند فاز و در مدت زمان شش ماه انجام شد.

به گزارش روابط عمومی فراگستر، اجرا و پیاده سازی سامانه اتوماسیون فراگستر در شهرداری تبریز با سرعتی انجام شد که باعث ایجاد اختلال در روال کارهای سازمان نشود.

در فاز اول این پروژه بحث تبدیل و کانورت اطلاعات از نرم افزار قبلی مورد استفاده توسط شهرداری تبریز مطرح بود. این تبدیل اطلاعات طی یک هفته انجام و تحویل داده شد. به علاوه، جایگزینی نهایی سیستم‌ها در ساعاتی خارج از تایم اداری و در شرایطی انجام شد که کاربران در انجام فعالیت‌ها و وظایف خود، خللی احساس نکنند.

مزیت‌های اتوماسیون اداری فراگستر که باعث انتخاب آن توسط شهرداری تبریز شد

یکی از اصلی‌ترین مزیت‌های رقابتی اتوماسیون اداری فراگستر که باعث همکاری شهرداری تبریز با شرکت فراگستر شد، سرعت بالای این سامانه است. بطوری که در این سامانه، عملیات‌هایی مانند مشاهده نامه، ارجاع نامه، گزارش‌گیری از سامانه و واکشی اطلاعات در زمانی بین 2 تا 4 ثانیه انجام می‌شوند. به علاوه، اتوماسیون فراگستر از نظر سرعت، هر روز بهتر می‌شود و تیم فراگستر به طور مداوم روی بهبود آن کار می‌کند، به راهنماهای آن اضافه می‌کند، فیلم‌های آموزشی تولید می‌کند و ماژول‌های جدیدتری به سیستم اضافه می‌کند.

نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر در سایر شاخص‌های ارزیابی نیز عملکرد بسیار خوبی دارد. از جمله آنها می‌توان به امنیت سامانه، خدمات پس از فروش فراگستر، رابط کاربری UI نرم افزار، کاربرپسندی بالای آن، امکانات متعدد و بروز، ماژول‌های متنوع و قیمت مناسب آن اشاره کرد.

تسهیل فرآیند پیاده‌سازی اتوماسیون فراگستر در کنار تلاش برای حفظ و ارتقای رضایت مشتریان، یکی از مهم‌ترین دلایل انتخاب این نرم افزار توسط مشتریان بزرگی مانند شهرداری تبریز است.

انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر توسط سازمان‌های بزرگی مانند شهرداری تبریز که ده‌ها زیرمجموعه دارند، نشان می‌دهد که این نرم‌افزار به خوبی توانسته است پاسخگوی نیازهای متنوع و پیچیده آنها باشد. پیاده‌سازی روان، پشتیبانی قوی، امنیت بالا و ماژول‌های متعدد و کاربردی تنها بخشی از مزایایی هستند که باعث شده تا اتوماسیون فراگستر به یکی از بهترین گزینه‌ها برای خودکارسازی کسب و کارها و سازمان‌های ایرانی تبدیل شود.

انتهای پیام