صاحب فرایند (Process Owner)

صاحب فرایند کسی است که مسئول طراحی فرایندهای ضروری است، درواقع فرایندهایی را ضروری قلمداد می‌نماییم که اهداف کسب‌وکاری که توسط مدیران کسب‌وکار مشخص‌شده‌اند، محقق نمایند. صاحب فرایند همچنین مسئول ایجاد، به‌روزآوری و تأیید مستندات فرایند نیز هست.

اغلب صاحبان فرایند توسط تیمی که برای بهبود فرایند تشکیل‌شده است حمایت می‌شوند و به کمک این تیم صاحبان فرایند امکان ایجاد فرایندها با کارایی بالا را دارند. صاحب فرایند تنها کسی است که اجازه تغییر فرایند و مدیریت بهبود کلی آن را بر عهده دارد.

یکی از مهم‌ترین سؤالاتی که در آغاز کار با فرایند با آن مواجه می‌شویم این است که چه کسی را باید به‌عنوان صاحب فرایند انتخاب کنیم؟
انتخاب صاحب فرایند، یکی از شاخص‌های پیشرفت سطح بلوغ فرایندی است. یکی از بخش‌هایی که در تغییر و دگرگونی مورد غفلت واقع می‌شود تعریف و انتصاب نقش‌ها و مسئولیت‌هاست. یک باور عمومی بر این مبنا وجود دارد که افراد یکی از فاکتورهای حیاتی برای موفقیت در هرگونه تغییر در کسب‌وکار هستند.

وظایف صاحب فرایند چیست؟

صاحب فرایند مسئول نظارت کارایی فرایندها، تغییرات فرایندها و به‌خصوص موارد زیر است:
    ۱-تعریف کردن ماموریت، چشم انداز، اهداف بلند مدت، اهداف کوتاه مدت، شاخص های کلیدی عملکرد فرایند و مشخص کردن مقیاس هایی جهت اطمینان از همراستا بودن فرایند با استراتژی های سازمان
    ۲-پایش عملکرد فرایندها در مقایسه با اهداف تعیین شده برای آن ها
    ۳-هماهنگ نمودن طرح بهبود فرایند با سایر مالکان فرایندهای زنجیره ارزش
    ۴-حصول اطمینان از طراحی مناسب فرایند جهت پوشش نیازمندی های فرایند
    ۵-بانی انجام تغییرات در فرایند در راستای افزایش مستمر سطح بلوغ فرایند

مهارت و توانایی‌ها صاحب فرایند

در جدول زیر مهارت و توانایی‌های فرد را که بر اساس دانش و مهارت و تخصص وی تقسیم‌شده است، مشاهده می‌کنید.
دانش: منظور آگاهی و فهم کلی و کافی از موضوع برای گرفتن تصمیم‌های پایه‌ای و راهنمایی‌های کلی است.
مهارت: منظور داشتن دانش به‌علاوه‌ی توانایی انجام کارهای مربوط به موضوع، گرفتن تصمیم‌ها کلی و امکان سرپرستی و مدیریت دیگران است
تخصص: شامل دانش به‌علاوه مهارت اثبات‌شده در مدیریت دیگران و کمک به آن‌ها و گرفتن تصمیمات مستقیم و مشخص کردن سیاست‌ها و صحبت با مدیران است.

سوالی که ممکن است مطرح شود این است که صاحب فرایند را از کدام دسته از افراد زیر باید انتخاب نمود:

• فن شناس(technologist)
• کارشناس موضوع تجاری (Business subject matter expert)
• کارشناس فرایند

با توجه به توانایی‌ها، مهارت‌ها و مسئولیت‌های مشخص‌شده، در بیشتر سازمان ها، انتخاب نهایی یکی از کارشناسان، موضوعی تجاری است. در موارد ایده آل، شخصی که تمامی این تخصص ها را داراست، انتخاب می گردد اما عملا پیدا کردن چنین فردی بسیار مشکل است. از آن جایی که صاحب فرایند مسئول فرایند است (مسئول عملکرد فرایند، بلوغ فرایند، بهبود فرایند و عملکرد منابع در فرایند است) لذا انتخاب صحیح صاحب فرایند، عامل حیاتی در اجرای موفقیت آمیز مدیریت فرایندهای کسب و کار سازمان می باشد.

تقابل (موازنه) بین صاحبان فرایند :

بررسی جوانب مثبت و منفی انتخاب صاحب فرایند از بین فردی که بیشتر پیش زمینه فرایندی دارد نسبت به فردی که کارشناس حوزه تجاری می باشد،حائز اهمیت است.  درک استراتژی مدیریت فرایندهای کسب و کار و نحوه به کارگیری موفقیت آمیز آن، برای صاحبان فرایندی که بیشتر در حوزه تجاری تخصص دارند و از دانش و تجربه کم تری درحوزه فرایند برخوردارند، دشوار است. از طرف دیگر، صاحبان فرایند با پیش زمینه ی فرایند، در برنامه ریزی و پیشبرد سریع برنامه مدیریت فرایند های کسب و کار توانمند هستند اما با محدودیت دسترسی به کارشناسان حوزه تجاری روبرو می شوند.

نیاز به بهبود کارایی و اثر بخشی فرایند با مدیریت جوانب عملیاتی فرایند، دو موضوعی هستند که غالبا با یکدیگر به اشتباه گرفته می شوند. ذکر این نکته حائز اهمیت است که صاحب فرایند، ملزم به مدیریت جوانب عملیاتی فرایند نیست. به عبارت دیگر، در قبال اداره کردن کسب و کار، مسئولیتی متوجه صاحب فرایند نیست. بلکه صاحب فرایند مسئول کارایی و اثر بخشی فرایند است.

بهبود اثربخشی و بهره‌وری در فرایند نیازمند داشتن توانایی در مدیریت کسب‌وکار تحت پوشش فرایند نمی باشد. درحقیقت، درک مشکلات فرایند برای کارشناس حوزه کسب و کار دشوار است، چرا که این کارشناسان بیشتر با جوانب عملیاتی فرایند آشنا هستند. به علاوه  این افراد تنها با بخشی از فرایند درگیر هستند و به کل آن تسلط ندارند. به همین دلیل، ایجا تمایز بین علائم مشکلات و  ریشه های بروز مشکلات، برای این افراد غالبا به سختی اتفاق می افتد.

نکته قابل توجه این مورد است که معمولا سازمان ها  با کمبود کارشناسان حوزه تجاری مواجه نیستند. اما کارشناسان BPM به طور معمول و به آسانی در دسترس نیستند.

در جدول زیر برخی از تفاوت‌های بین این دو را می‌بینید:

منابع: Business process improvement

Who are the Process Owners - نویسنده: Kathy A. Long

ترجمه و گردآوری: آرمین کریمی