چگونه ارائه خدمات الکترونیکی را در سازمان خود توسعه دهیم؟
در چارچوب طرح تحول نظام‌اداری و نیز برنامه توسعه دولت الکترونیک، دستگاه‌ها و سازمانهای دولتی موظف به بهبود و گسترش ارائه خدمات الکترونیکی می‌باشند. اغلب نهادهای دولتی، مجهز به درگاه و پورتال ارتباطی با ارباب‌رجوع و دریافت‌کنندگان خدمات می‌باشند، لیکن در رابطه با امکانات سیستمی پشتیبان درگاه خود با محدودیت‌هایی مواجه هستند...
در چارچوب طرح تحول نظام‌اداری و نیز برنامه توسعه دولت الکترونیک، دستگاه‌ها و سازمانهای دولتی موظف به بهبود و گسترش ارائه خدمات الکترونیکی می‌باشند. اغلب نهادهای دولتی، مجهز به درگاه و پورتال ارتباطی با ارباب‌رجوع و دریافت‌کنندگان خدمات می‌باشند، لیکن در رابطه با امکانات سیستمی پشتیبان درگاه خود با محدودیت‌هایی مواجه هستند.
درحال‌حاضر، برخی از سازمان‌ها با رویکرد سنتی، نسبت به ایجاد و بهره‌برداری از سیستمهای کاربردی در حوزه عملیات اصلی خود اقدام نموده‌اند که این روش، انعطاف‌پذیری لازم را جهت اعمال تغییرات و نیز برقراری ارتباط کارآمد با درگاه/پورتال سازمانی ندارد.
از سوی دیگر، در پاره‌ای از دستگاه‌ها و سازمان‌ها، فرآیندهای اصلی به طور کامل مکانیزه نشده و در نتیجه امکان پشتیبانی عملیاتی مطلوب جهت تغذیه پورتال و ارائه خدمات الکترونیکی فراهم نیست. تعدادی از سازمانهای دولتی نیز فاقد پورتال پیشرفته بوده و صرفاً وب‌سایتی جهت اطلاع‌رسانی دارند.
شرکت مهندسی نرمافزار رایورز در پاسخ به نیاز سازمانهای فوق، سه راهکار ذیل را –که در ارتباط هماهنگ با یکدیگر می‌باشند- مبنای اشاعه و تسریع ارائه خدمات الکترونیکی در سازمان ها قرار داده است.
- دبیرخانه و اتوماسیون‌اداری
- مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (RayBPMS) جهت استقرار نظامات فرآیندمدار سازمانی
- طرح ریزی و استقرار پورتال با قابلیت اتصال فرآیندهای سازمانی به پورتال موجود
در ادامه، هر یک از عناصر فوق -که در تعامل با یکدیگر، امکان ارائه مطلوب خدمات الکترونیکی را در سازمان بهره بردار فراهم می سازند- تشریح گردیده‌اند.
اتوماسیون‌اداری، حلقه ای از زنجیره دولت الکترونیک
راهکار جامع اتوماسیون‌اداری، مجموعه ابزارها و روش هایی است که امکان گردش مکانیزه کلیه مکاتبات سازمانی (نامه، پیش‌نویس، پیام و پست‌الکترونیک) را با قابلیت تماس با محیط بیرونی (ECE، سینک سرور و سیتاد) فراهم می سازد.
با استقرار لایه های مختلف این راهکار، مکانیزاسیون در سطح دبیرخانه‌های مختلف انجام پذیرفته و به تدریج به کل سازمان تسری می یابد. هم‌چنین با امکان تعامل بین‌سازمانی، بهره‌وری به سطح مطلوب خود خواهد رسید.
با اجرای مراحل مختلف پیاده‌سازی این راهکار، هر لایه روی لایه بعدی استقرار یافته و در نهایت با حذف کاغذ، مدیریت صحیح زمان و نیز کارکرد نیروی انسانی مرتبط و ارجاعات و پیگیری های سریع و امن، کاربر از ارتباطی کاملاً یکپارچه در مقیاس درون/برون سازمانی بهره مند خواهد شد. در ادامه چگونگی استقرار تدریجی و مرحله ای راهکار جامع اتوماسیون‌اداری در لایه های پنج‌گانه تشریح گردیده است.
لایه اول: شناخت وضعیت موجود و مشاوره در خصوص نیل به وضعیت مطلوب
استقرار راهکار جامع اتوماسیون‌اداری، نیازمند شناختی دقیق از وضعیت جاری گردش مکاتبات سازمان، بررسی موانع و گلوگاه‌های ارتباطی موجود و نیز تحلیل و ارائه شیوه های نیل به وضعیت مطلوب می باشد. در این لایه، چارت سازمانی، سمت ها و مجموعه دسترسی های ارجاع و دسترسی های سیستمی، بهینه و نظام مند خواهد شد.
لایه دوم: استقرار دبیرخانه های مختلف به صورت الکترونیک
با استقرار دبیرخانه های مجزا جهت ثبت و جستجوی مکاتبات اداری، از یک سو استقلال دبیرخانه ها (به‌خصوص دبیرخانه های محرمانه) حفظ شده و از سوی دیگر امکان ارتباط امن و تعریف شده میان آنها فراهم خواهد شد. بدین ترتیب امکان مانیتورینگ و جستجوی مکاتبات کل مجموعه در بخش‌های کنترلی و مدیریتی سازمان فراهم بوده و در عین حال هر بخش از سازمان به‌صورت مجزا عمل خواهد نمود.
لایه سوم: ارتباط درون و برون دبیرخانه ای در سطح سازمان با بهره مندی از کارتابل الکترونیک
با تسری کارتابل الکترونیک روی میز کلیه پرسنل، عملاً سازمان مکانیزه گردیده و گلوگاه‌ها و موانع کاری سازمانهای غیرمکانیزه مرتفع خواهد شد. پیگیری مکاتبات درون/برون دبیرخانه ای به سرعت انجام شده و امکان تهیه گزارشات کنترلی و مدیریتی درلحظه فراهم خواهد بود. هم‌چنین، سیستم جامع تحت‌وب، دسترس‌پذیری سیستم و دورکاری را پوشش خواهد داد.
لایه چهارم: یکپارچه سازی سیستم های اتوماسیون‌اداری توزیع شده با بکارگیری سینک‌سرور
در کنار بهره مندی از پروتکل ECE در تبادل مکاتبات بین‌سازمانی و در راستای پشت سر گذاشتن برخی محدودیت های این روش، راهکار جامع اتوماسیون‌اداری رایورز مجهز به موتور قدرتمند سینک‌سرور گردیده است. به عبارتی دیگر، سازمان‌هایی که از اتوماسیون‌اداری رایورز –با پایگاه داده‌های مجزا- استفاده می‌نمایند، بهره برداری کاملاً یکپارچه را تجربه نموده و کاربران از مزایای سازمان جامع در کنار پیاده سازی غیرمتمرکز بهره مند می‌گردند.
لایه پنجم: ارتباط با سیتاد (سیستم یکپارچه تبادل اطلاعات دولت)
در این لایه که -در حقیقت مکمل لایه های پیشین است- ارتباط با شبکه دولت از طریق سیتاد (سیستم یکپارچه تبادل اطلاعات دولت) برقرار و گام نهایی برای ایفای نقش به عنوان حلقه ای از زنجیره کاملاَ الکترونیک برداشته شده و در نهایت پیگیری و ارسال مکاتبات میان ارگان‌های مختلف محقق می‌گردد.
RayBPMS کارپایه ارائه نظامات فرآیندمدار سازمانی با رویکرد توسعه خدمات الکترونیکی
شرکت مهندسی نرمافزار رایورز با بیش از ربع قرن سابقه به عنوان مجموعه ای پیشرو در ارائه محصولات و خدمات فناوری اطلاعات همواره جایگاهی قابل توجه در کشور داشته است. این شرکت با بهره‌گیری از آخرین دستاوردهای تکنولوژیک و در راستای مأموریت خود در عرضه خدمات نوین فناوری اطلاعات، موفق به تولید سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار منطبق بر استانداردهای جهانی و نیز پاسخگوی نیازهای بومی شده است.
نگارش نخست سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار رایورز در پاییز سال 1390 با نام تجاری RayBPMS به بازار عرضه گردید و تا به امروز، توسعه آن به شکل مستمر ادامه یافته است.
ابزار RayBPMS رایورز محصولی کاملاً ایرانی با رویکرد استاندارد -در مقیاس بین المللی- بوده و «گواهینامه تأیید و ثبت نرمافزار از شورای عالی انفورماتیک» و نیز «گواهینامه امنیت ISO15408 » را دریافت نموده است. شایان ذکر است که بهره‌گیری از این محصول، توجیه اقتصادی داشته و سازمان، سبد کاملی از ابزارهای موردنیاز را در اختیار خواهد داشت.
چرا به RayBPMS نیازمندیم؟
سازمان های دولتی نیازمند راهکار BPM هستند تا فرآیندهای درون/برون سازمانی خود را به صورت مطمئن و امن، بازنگری نمایند. BPMS شامل مجموعه جامعی از ابزارهاست که به سازمان های دولتی کمک می کند تا بتوانند با حفظ سیستم های موجود خود، یکپارچگی میان آنها ایجاد نمایند، فرآیندهای خود را مدل سازی نمایند، آنها را اجرا کنند و با پایش و کنترل فرآیندها، اقدامات اصلاحی را در راستای حذف عارضه های سازمانی شناسایی نمایند.
BPMS یکپارچگی بین افراد درون سازمان، شهروندان، فرآیندها، سیستم ها و سازمان های دیگر را به راحتی و با کمترین هزینه ایجاد می نماید.
راهکار مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار رایورز (RayBPMS)
راهکار RayBPMS، با مجموعه ابزاری کامل (جهت پشتیبانی از چرخه bpm)، سازمانهای دولتی را قادر می‌سازد تا فرآیندهای اصلی و فرعی خود را مکانیزه و یکپارچه نموده و سپس از طریق پورتال سازمانی خود، خدمات الکترونیکی ناشی از تحقق این فرآیندها را در اختیار طیف وسیعی از کاربران درون/برون‌سازمانی قرار دهند. هم‌چنین این راهکار، با پشتیبانی از معماری سرویسگرا، پیاده‌سازی انواع تعاملات سازمان مشتری با دیگران نظیر G2G، G2E، G2C، G2B را امکان‌پذیر می‌سازد.
ابزارهای اصلی RayBPMS
- طراحی و مدلسازی فرآیند
ابزار طراحی فرآیند
ابزار طراحی فرم
ابزار طراحی موجودیت
ابزار طراحی و مدیریت چارت سازمانی
- اجرای فرآیند
موتور اجرای فرآیند
موتور اجرای قوانین
مدیریت اجرای فرم
ارتباط با سیستمهای بیرونی
- پایش و بهبود
داشبورد مدیریتی
ابزار گزارش‌ساز
مزایای راهکار RayBPMS
- پشتیبانی از کلید زیر ساخت عمومی
- قابلیت ایجاد چابکی سازمانی در طرحریزی و استقرار فرآیندها و نیز ارائه خدمات الکترونیکی در سازمانهای مختلف
- پشتیبانی کامل از معماری سرویسگرا
- قابلیت یکپارچه‌سازی فرآیندهای سازمانی و سیستمهای سنتی موجود
- و ...
طرحریزی و استقرار پورتال با قابلیت اتصال فرآیندهای سازمانی به پورتال موجود
فرآیندهای طرح ریزی شده جهت انجام عملیات اصلی و جانبی هر سازمان و ارتباط با مخاطبان درون/برون سازمانی نیازمند فرمهای معینی می‌باشند. پس از اینکه فرمهای فرآیندهای سازمانی به کمک ابزار RayBPMS طراحی گردید، برقراری ارتباط پورتال سازمانی و RayBPMS با یک بار Login (با بکارگیری امکان SSO) امکان‌پذیر می‌گردد که روش‌های انجام آن عبارتند از:
- درج آدرس وب RayBPMS در پورتال سازمانی
- درج آدرس وب‌فرم‌های آغازین فرآیند در پورتال سازمانی (iframe)
در صورتی که سازمانی علاقه مند به ارائه خدمات الکترونیکی -مستقل از پورتال موجود- باشد، با معرفی آدرس وب RayBPMS به مرورگرها (به صورت مستقیم)، امکان دسترسی به محیط RayBPMS فراهم می گردد.
انتهای پیام
افزودن دیدگاه جدید