ذهن انگیزی مبنای رشد و توسعه‌ی پایدار در کسب و کارهای نوپا

مهدی غیاثی معاون دفتر وزارتی وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات، در یادداشت ارسالی برای سیتنا، نوشت:

ذهن انگیزی ابزاری برای تولید ایده است و عنوان موقعیتی است که در آن گروهی افراد برای تولید ایده‌های جدید در یک زمینه خاص گرد هم می‌آیند. قواعد این روش به گونه ای است که افراد می توانند با آزادی فکر کنند و به سوی زمینه های فکری جدید سوق داده شوند و در نتیجه ایده ها و راه حل های متنوعی ارائه دهند. در این روش هر فرد می تواند نظر خود را بدون هیچ محدودیتی مطرح کند. شرکت کننده ها می توانند ایده جدیدی طرح کنند یا ایده های دیگر اعضا را توسعه دهند. همه ایده ها نوشته می شود و هیچ یک مورد انتقاد قرار نمی گیرد. تنها زمانی که مرحله ذهن انگیزی به پایان می رسد ایده ها ارزشیابی می شوند. 

تعریف ذهن انگیزی

تعاریف گوناگونی که برای ذهن انگیزی وجود دارد، عبارت اند از:

• ذهن انگیزی فرایندی برای تولید ایده های جدید است.
• ذهن انگیزی روشی است که در آن گروهی از افراد با گردآوری ایده ها راه حلی برای مسأله خاص می یابند.
• ذهن انگیزی به کاربردن مجموعه ای از راه ها و قاعده ها است که تولید ایده های جدید را تقویت می‌کنند. چنین ایده‌هایی هرگز از طریق روش های معمولی به دست نمی آیند.
• ذهن انگیزی فرایندی است که برای به دست آوردن بیشترین ایده بدون توجه به ارزش آنها به کار گرفته می شود.
• ذهن انگیزی موقعیتی است که در آن گروهی از افراد قواعد اجتماعی معمول را  با هدف تولید ایده ها و راه حل های جدید برای تولید نقض می کنند.
• ذهن انگیزی بخشی از حل مسأله و شامل خلق ایده های جدید بدون داوری درباره آنها است.
• ذهن انگیزی خلق شرایط بهینه فکری برای تولید ایده های جدید است.
• ذهن انگیزی مشارکت آزادانه افکار مختلف برای شکل بخشیدن به ایده ها و مفاهیم جدید است.

بنابراین ذهن انگیزی سبب پیدایی ایده های جدید است. جالب آن است که این روش تنها با صرف زمانی اندک و تلاشی مختصر به نتیجه می رسد. یادآوری این نکته لازم است که ذهن انگیزی یک فرایند امتحان شده است. این روش برای توسعه تولیدات، بهبود فرایندهای شغلی، تصمیم سازی های کلان و حتی برای بهبود روش های جاری زندگی کاربرد دارد.

این روش در صورتی که از قواعد آن پیروی شود، به نتایج جالبی می رسد. به طور طبیعی هر محیطی برای افراد خاصی مناسب است ولی فرایند ذهن انگیزی به قدری انعطاف پذیر است که می تواند برای هر فرد با هر موقعیت و شخصیتی مناسب باشد. اینکه ذهن انگیزی را به صورت گروهی یا انفرادی به کار بریم، بستگی به شرایط دارد. به شرط اینکه این روش به درستی پیاده شود، هر دو مورد موفقیت آمیز خواهدبود. نرم افزارهایی نیز طراحی شده اند که پیاده سازی ذهن انگیزی را آسان می کنند.

ذهن انگیزی مرسوم

نمای کلی ذهن انگیزی این است که گروهی از افراد در مکانی گرد آیند و بدون ترس و با آزادی کامل ایده های خود را بیان کنند. این افراد باید بدانند که حق اظهار نظر منفی نسبت به آرای دیگران را ندارند، این شرط سبب می شود که هر یک از افراد، آزادانه ایده های خود را مطرح سازند، بدون اینکه کوچک‌ترین حس ناخوشایندی داشته باشند. افراد باید به ایده‌های دیگران توجه کنند. هدف این است که در مرحله اول به اندازه ای که می توانیم ایده تولید کنیم و سپس این ایده ها را در مراحل بعدی مورد بررسی قرار دهیم. از میان تعداد فراوان ایده های پیشنهادی حتما ایده هایی که ارزش خاص ویژه ای دارد به چشم می خورد. زیرا محیط تولید این ایده ها، محیطی کاملاً آزاد است. به سبب جو موجود در این فرایند ایده های جدیدی پدیدار می شوند که در حالت عادی به ذهن نمی آیند.

ذهن انگیزی پیشرفته

نمونه ای که در این روش پیشنهاد می شود در واقع نمونه گسترده همان ذهن انگیزی مرسوم است، ولی با فرایندی ساده تر و موثرتر راه های تازه، فرایند بهتر و اطلاع رسانی جامع تر، امتیازات ذهن انگیزی پیشرفته نسبت به نوع مرسوم آن است. مواردی که در ذهن انگیزی پیشرفته به کار می رود و سبب تمایز آن از ذهن انگیزی مرسوم است عبارت اند از:

• فرایندهای نو و آموزش های جدید برای کاهش ابراز احساسات افراد درباره دیگران
• روش های خلاق و تفکر متفاوت 
• استفاده از نرم افزارهای ذهن انگیزی 
• ابزارهای جدید برای شبیه سازی و ذخیره ایده ها 

ذهن انگیزی مرسوم

برای اجرای یک ذهن انگیزی موفق، پیش از آغاز آن و حتی قبل از آن تصمیم به برگزاری جلسه باید آماده باشد.

فرایندها و فعالیت هایی که از نخستین مرحله تصمیم گیری تا مرحله تحصیل ایده ها لازم است: 
• گام اول : تعیین ضرورت اجرای ذهن انگیزی
• گام دوم: تصمیم گیری درباره افراد شرکت کننده در جلسه 
• گام سوم: آماده سازی مکان و ابزارهای لازم
• گام چهارم: آماده سازی شرکت کنندگان و دعوت از آنها 
• گام پنجم: برگزاری جلسه
• گام ششم: به دست آوردن دیده برای حل مسئله مورد نظر به هر تعداد که ممکن باشد.
• گام هفتم: پایان جلسه 
• گام هشتم: بعد از جلسه و تحلیل ایده ها

ذهن انگیزی پیشرفته

پیش فرض ذهن انگیزی مرسوم این است که افراد باید از ابراز احساسات خودداری کنند. ولی در واقع این کار بسیار دشوار است. همچنین برای اغلب افراد تفکر در جهت های جدید، بدون کمک گرفتن از دیگران مشکل است. این مشکلات و دلایل پیدایی آنها در زیر آمده است. ذهن انگیزی پیشرفته سعی می کند این مشکلات را در حد امکان برطرف سازد.

مشکلات احتمالی ذهن انگیزی مرسوم

• برای یک جلسه گروهی زمان و امکانات لازم فراهم نیست.
• افراد نمی توانند از ابراز احساسات خودداری کنند.
• ایده ها به طور متناوب تکرار می شوند.
• افراد با اندیشیدن به شیوه های جدید مقابله می کنند.
• برای انجام ذهن انگیزی سنتی به گروهی از افراد نیاز است و به تنهایی نمی توان آن را انجام داد.
• مقاطع زمانی زیادی در جلسه وجود دارد که به سکوت می گذرد.
• جلسه را بیشتر یک یا دو نفر پیش می برند و برخی افراد اصلا مشارکت ندارند.
• فرد هماهنگ کننده همواره باید شرکت کنندگان را تشویق کند.

دلایل احتمالی پیدایی مشکلات

• تعداد زیادی از افراد در محیط ذهن انگیزی احساس راحتی نمی کنند.
• افراد به خلاقیت خود ایمان ندارند.
• هدف کاملا مشخصی تعیین نشده است.
• مدیران اختیارات را به طور ناخودآگاه اعمال می کنند، به طوری که افراد دچار ترس می شوند.
• شرکت کنندگان طریقه تفکر خلاق را نمی دانند.
• شرکت کنندگان روش تفکر خلاق را به کار نمی برند.
• ترکیب شرکت کنندگان مناسب نیست.
• شخصیت های متفاوت نیاز به سبک های مختلف ذهن انگیزی دارند.
• آموزش شرکت کنندگان کافی نبوده است.
• هیچ تمرینی برای آمادگی شرکت کنندگان طراحی نشده است.
• جو موجود در جلسه ذهن انگیزی مخالف خلاقیت است.
• افراد از ایده های دیگران استفاده نمی کنند.

ابزار ذهن انگیزی پیشرفته

ذهن انگیزی پیشرفته به معنای ذهن انگیزی بهتر است. ذهن انگیزی پیشرفته به اجرای راحت تر و موثر تر فرایند ذهن انگیزی منجر می شود. همچنین ابزار و روش های موثر تر سبب تولید ایده های بیشتر می شود. البته در این روش همچنان از قواعد استاندارد ذهن انگیزی پیروی می شود.

نکته آخر

اگر نسبت به ذهن انگیزی نگاهی سطحی داشته باشیم ممکن است نتیجه خوبی نگیریم. بعضی از افراد در چنین مواقعی روش را مقصر می دانند و فکر می کنند که این روش قابل استفاده نیست. اگر همه افراد گروه هم زمان در حال فراگیری روش باشند، این روش به سختی موثر واقع می شود. اگر روش هایی که در ادامه خواهیم گفت به کار رود و از نرم افزار ذهن انگیزی نیز استفاده شود آنگاه احتمال روبه رویی با این خطر بسیار کم خواهدبود. در هر حال باید تمام این خطرات به طور کامل شناخته شوند.

خطرات زیر، گروه دارای یک نشست ناموفق را تهدید می کند:

• ایجاد ترس در گروه هنگام ابراز عقیده، به سبب اینکه در نشست نخست مقصر دانسته شده اند.
• دلزدگی گروه از ادامه ذهن انگیزی در صورتی که مدیر گروه جو دوستانه و راحتی را در نشست ایجاد کند.
• تبدیل ذهن انگیزی به محیطی وحشت آمیز برای تعدادی از افراد گروه در صورتی که تمرکز روی اشخاص باشد و نه کل گروه

خلاصه اینکه اگر دقت کافی نداشته باشیم امیدهای گروه نسبت به ذهن انگیزی از بین می رود. با وجود این باید دانست که اگر قبل از اجرای این روش برای انجام آن آماده شده باشید دلیلی برای ترسیدن وجود ندارد.

اگر همه افراد گروه آماده شده باشند، کار گروه پیچیده و سخت نخواهدبود.

انتهای پیام