BPM چگونه عملیاتی می‎شود؟

سطح ۱: مبتنی بر قهرمان

• دانش فرآیندی در سازمان، بسیار کم وجود دارد یا به طور کلی وجود ندارد،
• فرآیندها به صورت موردی (ad-hoc) هستند،
• فعالیت‌ها برنامه‌ریزی شده نیستند و هر بار ابداع می‌شوند،
• مواجه شدن با بحران یک اتفاق دائمی است،
• موفقیت به افراد ( قهرمان) وابسته است.

سطح ۲: فرآیندهای پراکنده

• برخی فرآیندها درک شده اند و می‌توان آن‌ها را تکرار کرد ولی مستند نیستند،
• شناخت و دانش فرآیندی تا حدی وجود دارد،
• موفقیت به نقش‌ها وابسته است.

سطح ۳: فرآیندهای یکپارچه

• فرآیندها در سطح سازمان مستند و استاندارد شده‌اند،
• شناخت و دانش فرآیندها بر اساس رویه‌های مستند‌سازی فرآیندها وجود دارد،
• مستندات فرآیندها در سطح سازمان به اشتراک گذاشته می‌شوند،
• از مفاهیم  BPM و IT جهت خودکارسازی فرآیندها استفاده می‌شود.

سطح ۴: مدیریت شده

• فرآیندها اندازه‌گیری و کنترل می‌شوند، معیارها و مقیاس‌ها تعریف شده‌اند،
• سازمان براساس فرآیندها مدیریت می‌شود،
• نتایج فرآیندها قابل پیش‌بینی هستند،
• فرآیندها جهت بهبود، مکانیزه شده و اندازه‌گیری می‌شوند.

سطح ۵: بهبود مستمر

• بهبود مستمر فرآیندها بر اساس داده‌های کمی صورت می‌گیرد،
• مدیریت تغییرات به عنوان یک عمل استاندارد در سطح سازمان وجود دارد.

BPM به یک رویکرد مدیریتی کُل نِگر اشاره دارد که فرآیندهای کسب‌و‌کار سازمان را با توجه به خواسته‌ها و نیازهای مشتریان سازماندهی میکند. درحقیقت BPM رویکردی است که سازمان را به «توانایی تغییر» مجهز می‌کند، و این تغییر هر دو بعد «انسانی» و «تکنولوژی» را شامل می‌شود.

 

معرفی چرخه BPM

فرآیندهای کسب‌و‌کار شبکه عصبی سازمان‌ها هستند. آنها انسان‌ها را نیز به خوبی سیستم‌ها درگیر می‌کنند. همچنین «وظایف»، «نقش‌ها» و «ارتباطات» را تعریف می‌کنند. بنابراین همچون باقی دارایی‌های سازمان نیاز به بهبود و مدیریت مداوم دارند. برای دستیابی به بالاترین سطوح بلوغ  فرایندی، باید مراحل چرخه‌ی BPM  را به صورت مستمر، اجرا نمود. در هر بار تکرار این چرخه، فرآیندها نسبت به حالت قبلی بهبود یافته و اندازه شاخص‌های تعریف شده، به مقادیر هدفشان نزدیک‌تر می‌شود.

معرفی مراحل چرخه‌ی BPM:

مرحله طراحی و مدل سازی

در این مرحله، فرآیندهای موجود کسب‌و‌کار شناسایی و اولویت‌بندی شده و علاوه بر آن فرآیندهای آتی نیز طراحی می شوند. طراحی خوب از مشکلات احتمالی موجود در فرآیندها می‌کاهد. مهم نیست که تمامی فرآیند‌های موجود در سازمان به‌طور مفصل شناسایی و ثبت شوند، هدف این است که بتوان طراحی تئوریک صحیح و کارایی برای فرآیندهای اصلی سازمان آماده کرد.

مرحله اجرا

راه‌های متفاوتی برای اجرای  فرآیند‌های کسب‌و‌کار وجود دارد. اجرای آنها می تواند توسط کارمندان درون سازمان با مجموعه‌ای از روش‌ها و قوانین انجام گردد بدون اینکه سیستم اختصاصی برای مدیریت فرآیند کسب‌و‌کار وجود داشته باشد. روش دیگر برای اجرای فرآیندهای مدل شده، استفاده از سیستم های مدیریت فرآیندهای کسب‌و‌کار (BPMS) است. این سیستم‌ها مجموعه‌ایی از ابزارهای اجرایی مناسب و کارا برای انجام این مرحله از چرخه BPM در اختیار سازمان‌ها قرار می دهند. به واسطه‌ی اطلاعات فنی که این Platform به همراه می‌آورد،  فرآیندهای مدل شده در مرحله‌ی طراحی و مدلسازی،  قابلیت اجرایی می‌یابند. Platform انتخابی باید توانایی پشتیبانی از انواع فرآیندها را داشته همچنین قابلیت یکپارچگی با سیستم‌های اطلاعاتی موجود در سازمان را دارا باشد.

برای دستیابی به این یکپارچگی سیستم‌های مدیریت فرآیند‌های کسب‌و‌کار از سرویس‌ها برای ارتباط با سیستم‌های دیگر استفاده می‌کند.

مرحله  پایش و بهبود 

پایش و بهبود، رهگیری فرآیندهای در حال اجرا را شامل می‌گردد و اطلاعات، آمار و کارایی مربوط به هر فرآیند را می‌تواند نمایش دهد. یک مثال از رهگیری فرآیند، مشخص کردن مرحله‌ی سفارش مشتری است (بعنوان مثال مرحله‌ی دریافت سفارش، مرحله‌ی تحویل به مشتری و مرحله‌ی پرداخت صورتحساب)، با این اطلاعات کاربر می‌تواند فرآیند را رهگیری و مشکلات آن را بررسی نماید. بعلاوه این اطلاعات در کار با مشتریان و تامین‌کنندگان برای بهبود فرآیندهای متصل به آنها می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد. مثال‌هایی از این آمار اطلاعاتی مانند "با چه سرعتی به سفارش‌های مشتری پاسخ داده شده‌است" یا "چه تعداد سفارش در ماه گذشته پاسخ داده شده‌است" می‌باشد. میزان پایش به اطلاعات درون هر کسب‌و‌کار بستگی دارد و اینکه نمایش آن برای کاربر به چه نحوی است (real-time ، near real-time یا ad hoc). با رهگیری و پایش فرآیند می‌توان گلوگاه‌های مسیر فرآیندی را مشخص نمود و با برطرف نمودن آنها بهبود مستمر در فرآیند‌ها را شاهد بود.

در هریک از  سطوح بلوغ، تمرکز سازمان بر هریک از مراحل فوق، بایستی متفاوت باشد. به عنوان مثال، سازمانی که در پایین ترین سطح بلوغ قرار دارد، از بین مراحل چرخه BPM ، بیشترین تمرکز را بر روی مرحله " طراحی و مدلسازی"  از وضعیت موجود خواهد‌داشت.