سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)

اصطلاح  ERP  مخفف (EnterPrise Resource Planning) به معنای برنامه ریزی منابع سازمان است  که در سال ۱۹۹۰ توسط گارتنر ابداع شد اما مفهوم آن به ۱۹۶۰ بر می گردد زمانی که برنامه نویسان برنامه هایی را برای نظارت، ایجاد توازن وتهیه گزارش از وضعیت جاری، ایجاد کردند. در دهه ۷۰ میلادی  این برنامه ها تکامل یافت و به برنامه ریزی مواد مورد نیاز (Material Requirements Planning) تبدیل شد در دهه ۸۰ ، MRP رشد کرد و فرایند ها و فعالیت های بیشتری را شامل شد که آن را MRP۲  نامیدند. درنهایت در دهه ۹۰ با پیشرفت در این سیستم ها و اضافه شدن فرایند های سازمانی مثل حسابداری و منابع انسانی صحنه  برای ورود ERP مهیا شد. ERP یک نرم افزار جامع مدیریتی است که بصورت مجموعه  فعالیت‌ها یا نرم افزارها ارائه می گردد و مزایایی همچون مکانیزه کردن فعالیت های کسب وکار، یکپارچه سازی هسته کسب و کار، تجمیع داده های سازمان و  بهبود  عملکرد یک سازمان را به دنبال دارد.

یکی از بزرگترین مزیت های بزرگ سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) این است که پایگاه داده های یکپارچه دارند که قسمت بزرگی از سازمان را پوشش می دهند.ERP  ها اصولا سیستم های نرم افزاری سازمان را روی یک پایگاه داده یکپارچه و پایدار مستقر می کند. یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی اطلاعات خود را در یک پایگاه داده متمرکز ذخیره می کند و با مجموعه ای از ماژول های نرم افزاری به قابلیت های مورد نظر شامل منابع انسانی ،مالی و ساخت(تولید) دست می یابد. سیستم های منابع سازمانی به صورت موثر جایگزین تعداد زیاد سیستم های نرم افزاری ناهمگون در سازمان ها شده اند و مشکل یکپارگی آن ها را حل کرده است.

سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (بر اساس معماری Client-Server دو لایه ای) که توسط نرم افزارهای  کاربر قابلیت دسترسی دارند در شکل زیر نمایش داده شده است.

این نرم افزار های کاربری به نرم افزاری های سرور دسترسی دارند تا درخواست ها را به سمت پایگاه داده سرور صادر کنند.

با بزرگ شدن سازمان ها و نیاز های جدید بازار درخواستهایی برای ایجاد قابلیت های اضافی و سیستم های نرم افزاری جدید پدید آمد. مهمترین آن ها سیستم های مدیریت زنجیره ی تامین (SCM) و سیستم های مدیریتی ارتباط با مشتریان (CRM) هستند. در حالی که قابلیت های اساسی مربوط به مدیریت زنجیره تامین قبلاً در سیستم های ERP در نظر گرفته شده بودند اما چالش های جدید ناشی از پویایی بازار منجر به ایجاد سیستم های اختصاصی مدیریت زنجیره ی تامین شد. هدف اصلی این سیستم ها حمایت از برنامه ریزی ،عملیات و کنترل زنجیره تامین (شامل مدیریت موجودی کالا، مدیریت انبار داری، مدیریت تامین کنندگان و توزیع کنندگان و برنامه ریزی مبتنی بر تقاضا) است.

در سطح فنی، سیستم مدیریت زنجیره تامین میزبان پایگاه داده ی خودش با داده های مرتبط با زنجیره تامین است. از آن جا که حجم زیادی داده بین سیستم مدیریت منابع سازمانی و سیستم مدیریت زنجیره تامین به طور مشترک استفاده می شود، جدا بودن این پایگاه داده ها موجب افزونگی داده شده و در نتیجه معماران  سیستم  با مشکل مشابهی که در چند سال قبل با نرم افزار های سازمانی مختلف داشته اند مواجه شدند. اگر اطلاعاتی که بین سیستم ها مشترک است دستکاری شود برای جلوگیری از ناسازگاری، داده ی بروز شده باید بین تمامی سیستم ها انتقال یابد. برای مثال اگر داده ای مشترک تغییر کند واین داده به هر دو سیستم مدیریت منابع سازمانی و سیستم  مدیریت زنجیره تامین مرتبط باشد این تغییر نیاز است که در هر دو سیستم اعمال شود. از دید یکپارچگی داده ها این تغییر باید بوسیله یک تراکنش توزیع شده صورت بگیرد تا زمانی که تعداد زیادی تغییرات بصورت همزمان رخ می دهد تداخل ایجاد نگردد.

همانطور که ذکر شد مشکل اصلی افزونگی داده است که بین سیستم های نرم افزاری متعدد پخش شده است. اگر داده ها تجمیع نشده باشند، کاربر سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی  فقط به اطلاعاتی که در سیستم خودش  ذخیره شده است می تواند دسترسی داشته باشد. به طورمثال سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان اطلاعات با ارزشی از مشتریان را در خود نگه می دارد و هنگامی که مشتریان تماس می گیرند،کارمندان بخش پاسخ دهی به تلفن به جای اینکه تنها به اطلاعات سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان دسترسی داشته باشند باید به اطلاعات کامل مشتری در سیستم های مختلف هم دسترسی داشته باشند تا موجب نارضایتی مشتری نگردد.

برای توصیف این مشکل اصلاح نرم افزار های ایزوله مطرح می شود. منظوراز این اصطلاح  این است که داده ها به صورت تکراری در سیستم های مختلف بدون هیچ ارتباطی ذخیره شده اند. شکل زیر نرم افزاری های سازمانی ایزوله را نشان می دهد که  شامل  مدیریت ارتباط با مشتری، مدیریت زنجیره تامین وسیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی می شود. درست است که این سیستم ها بصورت فیزیکی از طریق شبکه به یکدیگر متصل هستند ولی اتصال منطقی بین آنها وجود ندارد در نتیجه تنها راهی که می توان اطلاعات را بین این سیستم ها یکپارچه کرد بصورت دستی است.

واضح است که این یکپارچگی دستی مقدار قابل توجهی از منابع را مصرف می کند و مستعد خطا ست. به همین دلیل راه حل های دیگر مورد جست جو قرار گرفت. با کمک  سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی این مشکل با توسعه دوباره  یک راه حل تجمیعی حل شد. متاسفانه با توجه به پیچیدگی زیاد سیستم های در دست، رویکردی یکسان برای پیاده سازی یکپارچگی بین سیستم ها وجود ندارد. تنها راه حل این است که همه ی این سیستم ها را تجمیع کرده و  به نوع جدیدی از نرم افزار های سیستمی واسط برسیم که ان را یکپارچگی نرم افزارهای سازمانی (EAI) می نامیم.

منبع: کتاب BPM_Concepts,_Languages,_Architectures_ERP

ترجمه شده توسط: آرمین کریمی