اتمام فاز اول استقرار سامانه‌های مالی و عملیاتی در مؤسسه حسابرسی تأمین اجتماعی

گزارش آگهی/ چگونه می‌توان اطمینان حاصل کرد که میلیون‌ها سند و تراکنش مالی در یک سازمان بزرگ بدون خطا ثبت و پردازش شوند؟ پاسخ در استقرار سامانه‌های یکپارچه اطلاعاتی نهفته است. مؤسسه حسابرسی تأمین اجتماعی که مسئولیت رسیدگی به ابعاد مالی بزرگ‌ترین نهاد بیمه‌ای کشور را بر عهده دارد، اخیراً فاز نخست استقرار این سامانه‌ها را به پایان رسانده است. این موسسه با بیش از ۲۸ سال سابقه، تنها مرجع سازمان تأمین اجتماعی برای انجام امور حسابرسی (اعم از حسابرسی داخلی و عملیاتی) است؛ از این رو به‌کارگیری ابزارهای دقیق و یکپارچه در عملکرد آن اهمیت حیاتی دارد. این مؤسسه با حدود ۵۰۰ پرسنل و ۳۲ شعبه در سراسر کشور، برای پشتیبانی از این گستردگی نیز نیازمند زیرساخت‌های پیشرفته است.

ضرورت یکپارچه‌سازی سیستم‌های مالی در حسابرسی

در مؤسساتی با گستره عملیات حسابرسی مانند مؤسسه حسابرسی تأمین اجتماعی، حجم عظیم داده‌های مالی و نیروی انسانی، روند جمع‌آوری و تحلیل اطلاعات را پیچیده می‌کند. همان‌طور که در برخی گزارش‌ها اشاره شده است، استقرار و راه‌اندازی یک سیستم حسابداری و مالی جامع از چالش‌های مهمی است که برای هر سازمانی – چه بزرگ و چه کوچک – وجود دارد؛ فرآیندی که نیازمند هماهنگی میان فناوری، فرآیندها و افراد است. در گذشته بسیاری از مؤسسات برای ثبت معاملات و تهیه گزارش‌ها به روش‌های دستی یا سیستم‌های پراکنده متکی بودند که خطاهای انسانی و اتلاف زمان را به دنبال داشت. انتخاب یک سیستم مالی یکپارچه و به‌روز، می‌تواند سبب افزایش دقت در ثبت داده‌ها، یکپارچگی اطلاعات و تسهیل در دسترسی به گزارش‌های تحلیلی شود. این رویکرد با گسترش تحول دیجیتال در سازمان‌های بزرگ همسو شده و بسیاری از نهادهای پیشرو در کشور نیز به‌سوی استقرار سامانه‌های یکپارچه حرکت کرده‌اند. در چنین شرایطی، سازمان‌هایی که سالانه گزارش‌های مالی پیچیده ارائه می‌دهند، بیش از هر زمان دیگری به سامانه‌های مالی یکپارچه نیاز دارند.

مزایای استفاده از سامانه یکپارچه مالی

سامانه‌های حسابداری مالی مجموعه rayvarz.com  یکپارچه، امکانات متنوعی را در اختیار واحدهای مالی و حسابرسی قرار می‌دهند. با خودکارسازی وظایفی مانند ثبت تراکنش‌های مالی، کنترل بودجه و گزارش‌گیری دقیق، این سیستم‌ها خطاهای انسانی را کاهش داده و سرعت عملیات مالی را به‌طور چشمگیر افزایش می‌دهند. به گفته کارشناسان، به‌کارگیری نرم‌افزارهای مالی موجب صرفه‌جویی قابل توجهی در زمان و هزینه‌های عملیاتی می‌شود. همچنین با یکپارچه‌سازی اطلاعات مالی، تحلیل داده‌ها و تهیه گزارش‌های مدیریتی به مراتب آسان‌تر و دقیق‌تر انجام می‌گردد؛ چرا که داده‌های تمام زیرسیستم‌ها در یک بانک اطلاعاتی متمرکز شده‌اند. این امر نه تنها احتمال خطا را کاهش داده بلکه از تصمیمات مالی نادرست جلوگیری می‌کند. افزون بر این، چنین سامانه‌هایی قابلیت گزارش‌گیری لحظه‌ای از وضعیت مالی و کنترل بودجه را نیز فراهم می‌کنند. در مجموع، حرکت به سمت سیستم‌های یکپارچه مالی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهره‌وری عملیاتی و دقت نظارت را بهبود بخشند و فرایندهای حسابرسی را شفاف‌تر کنند. همچنین دسترسی همزمان تیم‌های مختلف به این گزارش‌ها، امکان نظارت بهتر مدیران و تصمیم‌گیری سریع‌تر را فراهم می‌کند. افزون بر این، این سامانه‌ها معمولاً قابلیت تهیه خودکار گزارش‌های قانونی مانند مالیات بر ارزش افزوده را نیز دارند. در مجموع، این سامانه‌ها ضمن کاهش هزینه‌ها و خطا، سازمان را برای انطباق بهتر با قوانین مالی و اداری آماده‌تر می‌سازند.

جزئیات فاز نخست استقرار و امکانات جدید

پروژه استقرار سامانه‌های اطلاعاتی مؤسسه تامین اجتماعی از تیرماه ۱۳۹۱ آغاز شد. در فاز اول، چند ماژول کلیدی پیاده‌سازی گردید که حوزه‌های اصلی مالی و عملیاتی سازمان را پوشش می‌دهد. به گزارش منابع معتبر، در این فاز سامانه‌های حسابداری مالی و کنترل بودجه، حقوق و دستمزد، حسابداری اموال (دارایی‌ها) و کنترل کارکرد نیروی انسانی مستقر شدند. به تمامی داده‌های مالی پایه و همچنین اطلاعات نیروی کار حسابرسی به‌صورت مکانیزه پردازش می‌شود. علاوه بر این، یک ابزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS) مبتنی بر وب راه‌اندازی شد که امکان خودکارسازی ثبت تایم‌شیت و محاسبه مأموریت‌های پرسنل را فراهم می‌آورد.

جدول زیر ماژول‌های اصلی استقرار یافته در فاز نخست و وظایف هر یک را نشان می‌دهد:

با راه‌اندازی این ماژول‌ها، اطلاعات از قبیل ساعات کاری و هزینه‌ها به شکل خودکار ثبت می‌شود. در پایان هر ماه، داده‌های جمع‌آوری‌شده بر اساس چارت سازمانی پویا و پروژه‌محور به کارتابل الکترونیکی مدیران ارسال می‌گردد و پس از تأیید، محاسبات حقوق و بهای تمام‌شده پروژه‌ها به‌طور مکانیزه انجام می‌شود.

نتایج و تاثیرات راه‌اندازی سامانه‌ها

اجرای موفقیت‌آمیز فاز اول، نتایج قابل توجهی در مدیریت فرآیندهای مالی و حسابرسی مؤسسه به همراه داشته است. در نبود سیستم‌های یکپارچه، واحدهای مالی معمولاً از گزارش‌ها و فایل‌های Excel استفاده می‌کردند که ریسک خطا و اتلاف زمان بالایی داشت. اکنون با اتوماسیون گزارش‌دهی، مدیران به سرعت به گزارش‌های دقیق دسترسی دارند و نیاز به کارهای تکراری کاهش یافته است. به طور کلی، سیستم یکپارچه جدید باعث صرفه‌جویی در منابع انسانی و مالی و افزایش دقت محاسبات شده است. علاوه بر این، استفاده از ماژول کنترل بودجه امکان شناسایی زودهنگام انحراف‌های مالی از بودجه‌های مصوب را فراهم می‌آورد. شفافیت عملیات حسابرسی افزایش یافته و کنترل‌های داخلی قوی‌تری ایجاد شده است. با اتوماسیون عملیات مالی، حسابرسان به جای صرف وقت برای جمع‌آوری دستی داده‌ها، می‌توانند بر تحلیل و ارزیابی نتایج مالی تمرکز کنند. چشم‌انداز روشنی برای گسترش و بهبود سامانه‌ها در فازهای بعدی پروژه وجود دارد و احتمالاً در مراحل آتی نیز از راهکارهای شرکت‌های متخصص مانند رایورز استفاده خواهد شد. در مجموع، تجربه این موسسه نشان می‌دهد که سرمایه‌گذاری بر فناوری‌های نوین می‌تواند کیفیت فرآیندهای مالی را به‌طور چشمگیری افزایش دهد. با گسترش ابزارهای تحلیلی پیشرفته و افزودن قابلیت‌های گزارش‌دهی پیش‌بینی، انتظار می‌رود سطح پاسخگویی و شفافیت در سازمان بیش از پیش افزایش یابد. به این ترتیب، مؤسساتی که فناوری‌های نوین حسابداری را به کار گیرند، می‌توانند در شفافیت مالی و بهبود عملکرد رقابتی خود پیشرو باشند.

سوالات متداول

سیستم حسابداری مالی چیست و چه کاربردی در سازمان‌ها دارد؟

سیستم حسابداری مالی یا نرم‌افزار مالی، سیستمی است که با دریافت داده‌های خام مالی و پردازش آنها، گزارش‌های مالی مورد نیاز مدیران را تولید می‌کند. این سامانه مطابق اصول حسابداری طراحی می‌شود تا تراکنش‌های مالی سازمان را به‌صورت خودکار ثبت کرده و اطلاعات یکپارچه‌ای را در اختیار مدیران قرار دهد. به طور کلی، داشتن یک سیستم مالی کارآمد به سازمان کمک می‌کند تا مدیریت منابع مالی و گزارش‌دهی را با دقت و شفافیت بیشتری انجام دهد. همچنین با وجود این سامانه، انطباق با تغییرات قوانین مالیاتی و حسابرسی سریع‌تر انجام می‌شود. علاوه بر این، این سامانه‌ها گزارش‌هایی مانند ترازنامه و صورت سود و زیان را نیز به‌طور خودکار تولید می‌کنند.

مزایای به‌کارگیری سیستم یکپارچه حسابداری مالی چیست؟

استفاده از نرم‌افزار حسابداری مالی یکپارچه موجب تسهیل فرآیندهای مالی می‌شود. از مهم‌ترین مزایای این سامانه‌ها می‌توان به صرفه‌جویی در زمان و کاهش هزینه‌ها اشاره کرد. به‌واسطه خودکارسازی ثبت اسناد مالی و گزارش‌گیری فوری، نیاز به کارهای دستی حذف و سرعت انجام امور بالا می‌رود. این یکپارچگی داده‌های مالی، خطاهای انسانی را به حداقل رسانده و مدیریت صحیح بودجه را تسهیل می‌کند. علاوه بر این، تهیه گزارش‌های مدیریتی دقیق و به‌روز و هماهنگی بهتر با قوانین مالیاتی نیز از مزایای این سیستم‌ها محسوب می‌شود. این یکپارچگی، موجب هماهنگی بیشتر واحدهای مالی و سایر بخش‌ها در تبادل اطلاعات نیز می‌شود.

استقرار سیستم‌های یکپارچه چه چالش‌هایی دارد؟

راه‌اندازی یک سیستم یکپارچه چالش‌هایی مانند هماهنگ کردن زیرساخت فناوری با نیازهای سازمان و آماده‌سازی نیروها را به همراه دارد. همان‌طور که اشاره شد، پیاده‌سازی چنین سیستمی نیازمند هماهنگی میان فناوری، فرآیندها و افراد است. در عمل باید ابتدا نیازهای سازمان شناسایی و نرم‌افزار مناسبی انتخاب شود، سپس فرآیندهای کاری مرتبط بهینه‌سازی گردند. آموزش کاربران و اجرای آزمایشی سیستم در فازهای اولیه نیز به هموار شدن استقرار کمک می‌کند.

انتهای پیام