روابط عمومی؛ مشاطگی یا ارتباط موثر و پاسخگویی

به گزارش سیتنا، محمد امامی، کارشناس ارشد ارتباطات اجتماعی در یادداشتی آورده است:

یکی از موضوع هایی که در ارتباطات اجتماعی جامعه ما مطرح است ، چالشی است که در تعامل مدیران و روابط عمومی ها و رسانه ها به چشم می خورد که در برخی از زمان ها به یک بحران تبدیل می شود.

بدون اینکه بخواهیم مدیران یا روابط عمومی ها و یا رسانه ها را به تنهایی مورد اتهام قرار دهیم باید تاکید کنیم اگر تفاهم و توافق و ارتباط متقابل مدیران با روابط عمومی ها و همچنین روابط عمومی ها با رسانه ها و مخاطبان دچار خدشه شود، بحرانی پدید می آید که ورشکستگی و سقوط نتیجه قهری آن است.

از جمله چالش‌هایی که هم اینک روابط عمومی ها با آن روبرو هستند، نا آشنایی برخی مدیران ارشد و برخی مدیران میانی سازمان‌ها نسبت به نقش و جایگاه روابط عمومی است. لذا به نظر می رسد نهادهای فرهنگی و آموزشی مدیران باید ترویج و فرهنگ سازی روابط عمومی برای مدیران ارشد را با اولویت در برنامه های کاری خویش قرار دهند.

مدیران امروزه باید به وظایف ارتباطی خویش که بخش مهمی از وظایف مدیریت را شامل می شود توجه ویژه ای داشته باشند و در این راستا با بهره گیری از نظریه ها، تکنیک‌ها، روش‌های اثربخش و کارآمد و مشاورانی آگاه و امین، نظام ارتباطی هدفمند و راهبردی درون سازمانی و برون سازمانی را طراحی و اجرا کنند.

اهمیت موضوع و نقش ارتباطات به قدری است که آن را یک ابزار تصمیم سازی به شمار می آورند. ارتباطات ؛ یک فراگرد اساسی سازمان است که همچون سیستم عصبی، پیوستگی سازمان را دربر دارد و بی توجهی یا کم توجهی به آن خسارت های جبران ناپذیری را به سازمان و جامعه تحمیل خواهد کرد.

مدیران امروزه باید به وظایف ارتباطی خویش که بخش مهمی از وظایف مدیریت را شامل می شود توجه ویژه ای داشته باشند و در این راستا با بهره گیری از نظریه ها، تکنیک‌ها، روش‌های اثربخش و کارآمد و مشاورانی آگاه و امین، نظام ارتباطی هدفمند و راهبردی درون سازمانی و برون سازمانی را طراحی و اجرا کنند.

روابط عمومی؛ مشاوری اندیشه ورز

در این میان نقش و جایگاهی که روابط عمومی ها می توانند و باید ایفا کنند از اهمیت و حساسیت زیادی برخوردار است، لذا روابط عمومی ها باید با حرکت به سوی کلان نگری، توانمندی، کارآمدی و اثربخشی در سازمان و جامعه پیش بروند و مدیران سازمان ها نیز باید با توجه به نقشه‌ای مهم، حساس و راهبردی روابط عمومی، کسانی را در مسند روابط عمومی سازمان قرار دهند که توانایی های لازم را برای ایفای آن نقش‌ها دارا باشند و با حمایت قاطع، عملی و مستمر خود، آنان را در تاثیرگذاری بر روند تصمیم گیری درون سازمانی و برون سازمانی مشارکت داده و در فرایندهای تصمیم سازی سازمان سهیم سازند.

البته فراهم آمدن زمینه چنین حمایتی از سوی مدیران، بی تردید مستلزم تلاش پیگیر و عالمانه روابط عمومی سازمان است. تا زمانی که روابط عمومی نتواند در مدیر ارشد سازمان این باور را ایجاد کند که مشاوری اندیشه ورز ، کارشناس، صادق، امین و مطمئن در کنار اوست و در هنگام لزوم به وی مشاوره های کارشناسی، ایده های نو، راه حل های پیشگیری و رفع مشکل، قبل از بروز گرفتاری‌ها و در هنگام بروز بحران، ارائه می دهد، روابط عمومی نمی تواند برای خود قدر و منزلت و جایگاه لازم را کسب کند.

روابط عمومی؛ ساز و کار مردم مداری

بنابراین نخست روابط عمومی است که باید با صداقت، درایت، ذکاوت و کاردانی و موقع شناسی جایگاه و منزلت خود را به دیگران اثبات نماید و مدیران ارشد و میانی سازمان، به طور محسوس و ملموسی، نتایج مثبت و موثری را از ارتباط و همکاری متقابل با روابط عمومی درک کنند. در چنین شرایطی است که از سوی مجموعه مدیران سازمان پذیرفته، باور و حمایت می شود.

مدیران سازمان ها نیز باید به این درک و آگاهی برسند که مهرورزی، عدالت گستری و خدمت به بندگان خدا و پیشرفت مادی و معنوی و همچنین پاسخگویی به عنوان معیارهای مهم مردم داری و مردم مداری، به مکانیزم هایی نیاز دارد و یکی از این ساز و کارها و مکانیزم ها، روابط عمومی ها هستند.

روابط عمومی؛ امروزه به عنوان اصلی ترین حلقه ارتباط بین مدیران و کارکنان و مردم مطرح است و مدیران هوشمندی که دل در گروی خدمت داشته باشند و بخواهند نسبت به مردم این ولی نعمتان جامعه و انقلاب ادای دین کنند، هرگز از به کارگیری مدیران روابط عمومی متخصص، توانمند، ماهر و متخلق به اخلاق پسندیده حرفه ای و هنرمند در برقراری ارتباط و تعامل با مردم و مخاطبان غافل نمی شوند.

روابط عمومی؛ کانون جریان اطلاعات

اما نکته مهمی که در تعامل مدیران، روابط عمومی ها و رسانه ها باید مورد تامل قرار گیرد، ضرورت جریان یافتن اطلاعات است. اهمیت جریان یافتن اطلاعات در سازمان و جامعه به حدی است که می توان آن را به جریان خون در بدن تشبیه کرد. همانگونه که کندی یا توقف جریان خون در بدن به بروز بیماری و سکته و مرگ انسان منجر می شود، کندی و توقف جریان اطلاعات در سازمان و جامعه ، آن ها را با بحران و افول روبرو می سازد.

امروز ما به یک نظام تمرکز اطلاعات در سازمان‌ها نیاز داریم؛ به نظامی که اطلاعات را از لایه‌های مختلف به سوی روابط عمومی سرازیر و هدایت کند و روابط عمومی کانون و مرکز دریافت اطلاعات و محل انتخاب و پردازش آن باشد.

روابط عمومی اگر می‌خواهد صاحب قدرت باشد باید در واقع کانون گردآوری، تولید و پردازش اطلاعات و جریان دادن آن در سازمان خود و جامعه قرار بگیرد. روابط عمومی بی‌اطلاع از آنچه که در لایه‌های مختلف سازمان می‌گذرد هرگز صاحب قدرت نخواهد شد، حتی اگر نور چشمی مدیر باشد. امروز ما به یک نظام تمرکز اطلاعات در سازمان‌ها نیاز داریم؛ به نظامی که اطلاعات را از لایه‌های مختلف به سوی روابط عمومی سرازیر و هدایت کند و روابط عمومی کانون و مرکز دریافت اطلاعات و محل انتخاب و پردازش آن باشد.

پاسخگویی؛ شاخص مهم حکمرانی خوب

با توجه به این اهمیت و به منظور جاری بودن اطلاعات سازمانی و جامعه، ضرورت دارد تا پاسخگو شدن دستگاه ها، مدیران و روابط عمومی ها همواره در دستور کار خدمتگزاران باشد و مدیران دستگاه ها با حمایت عملی از روابط عمومی ها و جلب مشارکت سایر مسئولان، احترام به رسانه ها به عنوان نمایندگان افکار عمومی جامعه و بی پاسخ نگذاشتن پرسش های آنها و تامین نیازهای اطلاعاتی مخاطبانشان و رفع ابهام های مردم، به اندازه قابلیت و توان رسانه ها از آنها برای شفاف سازی فعالیت‌ها و آگاهی بخشی و پاسخگویی به افکار عمومی بهره ببرند؛ چرا که پاسخگویی؛ شاخص مهمی است که در دیدگاه‌ها و تئوری های مدیریتی به عنوان برجسته ترین شاخص حکمرانی خوب از آن یاد می شود.

از این جهت هم هست که  شاید یکی از مهم ترین شاخص هایی که بتوان سازمان‌ها را با آن ارزیابی کرد، شاخص پاسخگویی و میزان پاسخگویی آنان به نیازها و انتظارات و پرسش‌های جامعه و مردم است. به جرئت می توان گفت که برای سنجش میزان کارآمدی مدیران نیز ارزیابی نحوه‌ برخورد آنان با موضوع پاسخگویی و میزان توجه آنان به پاسخگویی و ارزیابی تعاریفی که از پاسخگویی دارند و مکانیزم هایی که برای رشد این شاخص بکار می بندند می‌تواند مورد توجه و عمل قرار گیرد.

بی تردید در این میان یکی از مکانیزم هایی که باید به صورت جدی به آن توجه کرد از یک سو تقویت بنیان های نهاد روابط عمومی است. کمیت و کیفیت فعالیت ها و تلاش روابط‌عمومی هر سازمان در امر پاسخگویی (هم به نیازها و انتظارات مردم از آن دستگاه و هم به پرسش‌های آنان) می تواند بیانگر میزان خوب بودن و موفقیت آن روابط عمومی و همچنین میزان خوب و موفق بودن مدیریت در آن سازمان محسوب شود و از سوی دیگر شایسته است سنجه‌هایی بدین منظور تدوین و عملیاتی گردد تا شاخص پاسخگویی و رضایتمندی مردم به عنوان یکی از برجسته ترین شاخص ها در ارزیابی مدیران و همچنین روابط عمومی های دستگاه ها مورد تدقیق و سنجش قرار گیرد.

برای این منظور باید بخشی از نمره ارزیابی هر یک از مدیران ارشد و میانی سازمان‌ها و ادارات به میزان رضایتمندی مردم از عملکرد سازمان و شیوه ی پاسخگویی مدیران اختصاص یابد و روابط عمومی متولی سنجش رضایتمندی مردم و کارکنان سازمان در نظر گرفته شود و به صورت رسمی این موقعیت در اختیار روابط عمومی قرار گیرد که از طریق نظرسنجی علمی در مورد هریک از مدیران امتیازدهی کند. مدیران سازمان‌ها موظف باشند در این زمینه  از روابط‌عمومی حمایت کنند و روابط عمومی ها باید تمامی نکاتی که ممکن است اعتبار نظرسنجی ها را خدشه دار کند، برطرف نمایند.

رسانه ها نیز می توانند داوران خوبی برای سنجش میزان مطلوبیت پاسخگویی دستگاه‌ها و مدیران آن باشند.

شفاف سازی آری؛ مشاطگی هرگز

در اینجا با توجه به نکاتی که در مورد اهمیت پاسخگویی و اطلاع رسانی و رضایتمندی مردم گفته شد باید تاکید کنیم که شفاف سازی مسایل و مشکلات، از جمله ضرورت‌های خدمت‌رسانی به مردم است و پنهان نگاه داشتن و کوچک تلقی کردن آنها منجر به ترغیب نشدن دست اندرکاران برای شفاف سازی مشکلات و در نهایت رسیدگی نکردن و حل نشدن آنها می شود.

انکار امکان و یا واقعیت بحران که معمولا با نوعی خودفریبی و فرار از واقعیت آمیخته است، یکی از موانع عمده در مسیر شناخت بحران و مقابله صحیح و به‌موقع با آن است، بسیاری از مدیران از پذیرش حتی امکان وجود بحران در موسسه خود یا جامعه بیم دارند و همواره‌ حتی در جلسه های محرمانه درون‌سازمانی با ارائه برخی آمار و شواهد غیردقیق سعی در شکست‌ناپذیر ‌جلوه ‌دادن موسسه و کوچک ‌شمردن مشکلات دارند‌؛ در حالی که نفی امکان بحران یا عدم پذیرش وقوع آن، هیچ کمکی به موسسه یا جامعه مربوطه نخواهد کرد.

بنابراین نباید از کنار علائم هشداردهنده به‌راحتی گذشت و یا نسبت به آن غافل بود و لذا مدیران دستگاه‌ها باید با یک عزم عمومی و حس همکاری در خدمتگزاری با حمایت واقعی و مستمر از ابتکار عمل و توانمندی روابط عمومی ها آنان را در مسیر زمینه سازی برای تامین نیازهای عینی و ذهنی مردم و جلب اعتماد عمومی به عنوان بزرگترین سرمایه اجتماعی خدمتگزاران و توسعه‌ کشور یاری کنند.

ما امروز به مدیران و روابط عمومی هایی نیاز داریم که خود را از شیوه های زشت و منفور مشاطگی و اسارت و بند زیبا جلوه دادن زشتی ها رهانده و با اتکا به فلسفه مدیریت نو و پویا، با ارتباط موثر و کارآمد با مردم و شناخت نیازهای واقعی آنان و پاسخگویی شفاف به رسانه ها به عنوان نمایندگان افکار عمومی، ساز و کارها و برنامه های شایسته ای را برای تحقق خواست های مردم و تامین نیازهایشان طراحی و اجرا کنند.

باید همه ما و همه مدیران باور کنیم که دسترسی راحت و آسان به اطلاعات و آگاهی ها حق همگان است و روابط عمومی ها باید با حمایت قاطع مدیران و همکاری صمیمانه رسانه ها، اطلاعات درست را به موقع در اختیار شهروندان قرار دهند.

همه باید بپذیرند که حق انتقاد و نقد قدرت از حقوق مسلم رسانه ها و ضرورتی برای پاسخگو شدن دستگاه ها و خدمتگزاران است، گرچه ممکن است برخی از نقدها عقده گشایانه و یا نادرست باشد، اما هیچ رسانه ای را نباید به خاطر انتقاد، دشمن خویش تلقی کرد، بلکه مدیران باید روابط عمومی و رسانه ها را در جستجو و کشف حقیقت حمایت و یاری و همراهی کنند و البته روابط عمومی و رسانه باید اخلاق حرفه ای را رعایت کنند.

انتهای پیام